K에듀파인 원문공개율 관리의 필요성
데이터의 중요성이 점차 높아지면서, 각 정부 부처 및 지방정부의 정보에 관한 대국민공개에 관한 요청이 점차 높아지고 있습니다. 이제는 개인정보보호와 관련된 민감한 정보가 아닌 이상 모든 문서는 공개가 원칙인 세상이 되었습니다.
더이상 정보를 숨길수 없는 시대가 되어버린 것입니다. 숨겨야 할 권리보다 알아야 할 권리가 더욱 강화된 시대가 된 것이죠. 이는 개인적으로는 바람직한 시대변화라고 생각을 합니다. 공개를 해야 거짓이 발 디딜 틈이 사라지기 때문이죠.
다만 어쩔 수 없는 개인 정보와 관련된 내용을 문서에 넣어야 하는 경우가 있습니다. 예를 들면 강사와 관련된 정보 같은 것들 말이죠.
이러한 비공개 사항은 원문에 삽입하는 것이 아니라 첨부문서에 넣고, 대신에 부분공개를 설정해서 원문은 공개하되, 첨부문서는 업무담당자만 볼 수 있도록 비공개 설정해야 합니다. 이것이 바로 부분공개인데요.
이렇게 문서를 공개나 부분공개를 할 때에는 유의 사항이 있습니다.
바로 제목 또는 본문 내용에 개인정보와 같은 민감한 정보가 포함되지 않도록 유의해야 하는데요. 어쩔 수 없이 개인정보 등의 내용을 포함해야 하는 경우 개인이름, 업체 대표자, 핸드폰 번호와 같은 사항은 첨부문서에 넣고, 원문에는 ㅇㅇ으로 익명 표시를 해야 합니다.
또한 문서를 생산할 때 개인정보 필터링 기능이 있습니다. 이 기능을 사용하면, 개인정보 내용이 문서에 포함되어 있는지를 확인할 수 있습니다. 이것을 적극 활용하는 것도 좋습니다.
그러면 이제 비공개로 생산 문서를 부분공개나 공개로 수정하는 법을 살펴보도록 하겠는데요. 비공개문서를 부분공개나 공개로 변경할 때 에듀파인의 기능상 특이점이 하나 있습니다.
바로 비공개 문서 여러 건을 동시에 수정할 땐은 공개로만 수정이 가능합니다. 만약 부분공개로 수정을 할 때는 한건수정으로만 해야 합니다. 이 점을 기억하면서 비공개문서를 부분공개나 공개문서로 바꾸는 법을 살펴보도록 하겠습니다.
K에듀파인 비공개문서를 부분공개나 공개문서로 바꾸는 법
1️⃣먼저 K에듀파인에 접속을 합니다.
2️⃣K에듀파인의 업무관리를 클릭합니다.
3️⃣문서관리를 클릭합니다.
4️⃣문서함의 문서등록대장을 클릭합니다.
5️⃣조회 버튼 하단의 펼치기를 클릭합니다.
6️⃣기안(접수)자에 자신의 이름을 입력합니다.
7️⃣대국민공개여부에서 비공개를 클릭합니다.
8️⃣등록일자는 자신이 검색하기를 원하는 기간으로 설정합니다.
9️⃣결재유형은 생산을 클릭합니다.
🔟마지막으로 조회를 클릭합니다.
▶그러면 다음과 같이 비공개로 자신이 생산한 문서의 목록이 검색되어 나옵니다.
비공개문서를 부분공개로 변경하기를 원하는 경우
1️⃣수정하고자 하는 공문을 하나만 클릭합니다.
2️⃣수정에서 한건수정을 클릭합니다.
3️⃣대국민공개여부를 부분공개로 클릭합니다.
4️⃣공개제한근거의 경우 비공개시 설정을 했기에 거의 그대로 두셔도 됩니다.
5️⃣저장을 누릅니다.
6️⃣수정사유작성 후 확인을 누릅니다.
▶정상적으로 저장되었습니다는 안내창과 함께 문서공개가 비공개에서 부분공개로 변경완료됩니다.
비공개문서를 공개로 변경하기를 원하는 경우
비공개문서를 공개로 변경하는 것은 더욱 간편한데요. 일괄수정이 되기에 동시에 여러건을 공개로 수정할 수 있습니다.
비공개문서를 공개로 바꾸는 법은 다음과 같습니다.
1️⃣우선 비공개문서를 공개로 수정하고자 하는 공문을 여러건 (물론 하나도 가능합니다만) 클릭합니다.
2️⃣수정에서 일괄수정을 클릭합니다.
3️⃣대국민공개여부를 공개로 클릭하고 수정을 누르면 비공개에서 공개문서로 변경이 완료됩니다.
제가 처음에 문서등록대장이 아닌 기안한 문서에서 문서공개여부를 수정하려고 했습니다만, 찾지 못했고 결국 문서등록대장에서 수정할 수 있다는 사실을 뒤늦게서야 알았습니다. 그래서 저처럼 고생하지 마시라고, 이렇게 포스팅을 작성하게 되었습니다.
어차피 K에듀파인뿐만이 아니라 모든 공무원들의 문서관리 시스템은 이와 유사하므로 다른 직군들의 공문서도 이와 같이 문서등록대장에서 생산문서의 대국민공개여부를 수정하시면 편하리라 생각합니다.
이것만 기억하세요! 문서등록대장에서 원문공개여부를 수정할 수 있습니다.
애초에 K에듀파인문서를 생산할 때 부분공개로 해야 합니다.
이번에 그동안 생산했던 K에듀파인문서를 생산했던 비공개문서를 부분공개나 공개로 바꾸었습니다.
상당한 시간이 걸리는 속된 말로 노가다 작업이었습니다. 왜냐하면 공개로 변경은 일괄수정이 가능하지만, 부분공개는 한건씩 개별적으로 수정을 해야 하기 때문인데요.
일괄수정이 가능한 공개문서였다면 애초에 비공개로 설정하지 않았을 것입니다.
따라서 하나하나 모두 클릭을 해서 한땀한땀 공들여 비공개문서를 부분공개로 바꿔야만 했습니다.
상당한 시간이 걸리는 작업이었습니다.
이번 작업을 하면서 깨달았습니다. 애초에 문서를 생산할때는 부분공개로 해야 함을요.
그래야 이러한 시간 낭비를 방지할 수 있습니다.
그러면 이상으로 K에듀파인 문서의 대국민공개여부를 비공개에서 부분공개, 공개로 변경하는 법에 관한 글을 마치도록 하겠습니다. 감사합니다.
'교육' 카테고리의 다른 글
| 피그마 교육용 계정 신청법 총정리 (1) | 2022.11.23 |
|---|---|
| 학생 시창작 수업을 위한 참고글 (+학생창작시집 '버림받은 성적표') (1) | 2022.10.14 |
| 육덕과 꼽다로 살펴보는 문해력(+ 디지털 네이티브의 댓글은 문맥적으로 파악해야 한다) (0) | 2022.09.17 |
| 시를 쉽고 재밌게 감상하는 법(+ 강조, 심상, 비유와 상징) (1) | 2022.09.13 |
| 2022 개정 교육과정 총론 및 주요사항(+더 나은 미래, 모두를 위한 교육부 보도자료) (3) | 2022.09.05 |
댓글